Til bestyrelse, rådgivere og andre omkring ejerlederen

Samtaleguide: digitale aktiver

Du sidder ikke i virksomheden til daglig, men du bliver spurgt til råds. Denne guide giver dig de spørgsmål, der afdækker, om ejerlederen har styr på sine digitale aktiver, og hvad du skal lytte efter i svaret.

Den kan bruges i en helt almindelig samtale: et bestyrelsesmøde, et regnskabsmøde eller en frokost. Ejerlederen skal ikke forberede sig, og du behøver ingen teknisk baggrund. Du skal ikke vurdere, om systemerne er gode nok. Du skal finde ud af, om der findes et sted, svaret kan slås op.

Sådan bruger du guiden

Tre ting, der afgør, om samtalen bliver til noget.

Start med de tre åbningsspørgsmål. Bliver de besvaret uden tøven, kan du roligt lade resten ligge. Der er ingen sag.
Du bedømmer ikke svaret fagligt. Du lytter efter, om svaret kommer fra en liste eller fra hukommelsen. Kommer det fra hukommelsen, findes listen ikke.
Et fornavn er ikke et svar. »Det ved Morten« betyder, at aktivet hænger på én person, og det er præcis den afhængighed, der er risikoen.

Åbningen

Tre spørgsmål, der tager under fem minutter. De er formuleret, så de ikke lyder som en revision, og så ejerlederen selv når frem til konklusionen.

Hvis din hjemmeside forsvandt i nat, hvem ville du så ringe til først?
Lyt efter: Et navn er fint. Et navn efterfulgt af "tror jeg" betyder, at ingen har prøvet.
Hvem står jeres domæne registreret på?
Lyt efter: Rigtigt svar er virksomhedens CVR-nummer. Et personnavn, også dit eget, er et åbent hul.
Hvis din marketingansvarlige sagde op på fredag, hvad ville I så miste adgang til?
Lyt efter: Kan spørgsmålet ikke besvares på under et minut, findes der ingen liste.

Fire temaer, hvis samtalen fortsætter

Tag ét tema ad gangen. Der er ingen pointe i at komme igennem dem alle på samme møde, og det første tema afdækker som regel også de tre næste.

Ejerskab: står aktiverne på virksomheden?

Det mest almindelige hul i en ejerledet virksomhed er ikke manglende sikkerhed. Det er aktiver, der er registreret på en privatperson, fordi det var hurtigst den dag, de blev oprettet.

Er domæner, hjemmeside og hostingaftale registreret på virksomheden eller på en person?
Hvilken emailadresse står som ejer på jeres LinkedIn-side, Facebook-side og Google-konto?
Ejer virksomheden rettighederne til logo, billeder, tekster og kildekode, eller ligger de hos et bureau?
Er der aktiver, der stadig står på en tidligere medarbejder eller en tidligere samarbejdspartner?

Det svar, du skal blive nysgerrig på: »Det har vores bureau styr på.« Bureauet har måske styr på det, men så ligger kontrollen hos bureauet, ikke hos virksomheden. Spørg, hvad der sker, hvis samarbejdet stopper i morgen.

Hvorfor det tæller: Ved en overdragelse skal ejerskabet kunne dokumenteres, ikke sandsynliggøres. Et domæne på en privatperson bliver til en betingelse i købsaftalen, og i værste fald til et prisafslag.

Adgang: hvad sker der, når en nøgleperson går?

I de fleste virksomheder med 5 til 50 ansatte findes der én person, som ved mest. Det er sjældent et problem, før personen bliver syg, siger op eller går på pension.

Findes der en samlet oversigt over, hvem der har adgang til hvilke systemer?
Er der to-faktor-godkendelse på de kritiske systemer, og hvis telefon sidder koderne på?
Hvad gør I konkret, den dag en medarbejder fratræder, for at lukke adgangene?
Er der nogen ud over ejerlederen, der kan komme ind i banken, i regnskabssystemet og på domæneadministrationen?

Det svar, du skal blive nysgerrig på: »Det ved Morten.« Morten er ikke dokumentation. Så længe svaret er et fornavn, er aktivet personafhængigt, og det er personafhængigheden, der er risikoen.

Hvorfor det tæller: En bestyrelse har ansvar for at sikre, at driften ikke afhænger af enkeltpersoner. Kan ledelsen ikke fremvise en adgangsoversigt, er der ikke ført tilsyn med det, uanset hvor godt det går til daglig.

Aftaler: ved I, hvad I betaler for?

Abonnementer tegnes af den, der har brug for dem, og fornyes automatisk. Efter fem år er der typisk poster på kontoen, ingen kan gøre rede for.

Kan I liste jeres softwareabonnementer og hvad de koster om året?
Hvilke aftaler fornyes automatisk, og hvad er opsigelsesvarslet på dem?
Betaler I stadig for systemer, I ikke bruger længere?
Ligger nogen af abonnementerne på et privat betalingskort?

Det svar, du skal blive nysgerrig på: »Det er småbeløb.« Bed om at se posterne. Summen af småbeløb i en virksomhed med 25 ansatte ligger typisk i seks cifre om året, og de tre dyreste er sjældent dem, ejerlederen nævner først.

Hvorfor det tæller: Automatisk fornyende aftaler med bindingsperiode følger med virksomheden ved et salg. En køber vil vide, hvad han overtager, og et abonnement på et privat kort kan ikke overdrages.

Data og ansvar: hvad ligger hvor?

Dette er det tema, hvor ejerlederen oftest føler sig på gyngende grund. Hold spørgsmålene på det praktiske plan. Du skal ikke vurdere compliance, du skal finde ud af, om nogen har overblikket.

Hvilke systemer indeholder personoplysninger om kunder eller medarbejdere?
Er der taget backup af de systemer, I ikke kan undvære, og har nogen prøvet at hente den tilbage?
Ved I, hvem der har ansvaret for sikkerheden i hvert system: jer eller leverandøren?
Hvis der sker et databrud på mandag, hvem gør så hvad?

Det svar, du skal blive nysgerrig på: »Det ligger i skyen.« Skyen er et andet firmas computer. Ansvaret for adgange, opsætning og data ligger hos virksomheden, også når driften er købt udefra.

Hvorfor det tæller: Kravene til dokumentation kommer nu fra flere sider på én gang: kunder i udbud, forsikringsselskaber ved fornyelse og banker ved kreditvurdering. Det er sjældent myndighederne, der spørger først.

Fem svar, der kræver handling

Falder ét af disse, er der ikke behov for flere spørgsmål. Så er konklusionen truffet.

Domænet står på en privatperson: Virksomheden ejer ikke sin egen adresse. Det skal rettes, uanset om der er et salg på vej.
Kun én person kan komme ind i systemerne: Sygdom, opsigelse eller en konflikt lukker driften. Der skal være to.
Ingen kan svare på, hvad abonnementerne koster tilsammen: Der er ingen, der har opgaven. Det er ikke et it-problem, det er et styringsproblem.
Et bureau eller en leverandør har adgangene, virksomheden har dem ikke: Samarbejdet kan ikke afsluttes uden tab. Bed om at få adgangene overdraget, mens forholdet er godt.
Der findes ingen liste over noget af det: Alt ovenstående er sandsynligvis også tilfældet. Start med listen, ikke med løsningerne.

Hvad du gør bagefter

Det afhænger af, hvilken stol du sidder i. Fælles for alle fire er, at næste skridt er en liste, ikke en løsning.

Bestyrelsesforperson: Sæt det på dagsordenen som et selvstændigt punkt, og bed om en fortegnelse til næste møde. Ikke en handlingsplan og ikke en investering, kun en liste over hvad virksomheden har, hvem det står på, og hvad det koster. Beslutningerne kan først træffes, når listen ligger der, og listen er i sig selv dokumentation for, at bestyrelsen har ført tilsyn.
Revisor eller økonomirådgiver: Tag udgangspunkt i kontoen. Abonnementsposterne står allerede i bogføringen, og de er den korteste vej til en samtale, ejerlederen kan se pointen i. Gennemgangen tager en time og giver typisk både en besparelse og en liste, der ikke fandtes før.
M&A-rådgiver eller køberrådgiver: Bed om oversigten, før datarummet åbnes. Digitale aktiver er den kategori, der oftest først dukker op i købers spørgerunde, og det er det dårligste tidspunkt at opdage, at domænet står på sælgers ægtefælle. Er sælger ikke klar, er det her, forberedelsen begynder.
Medejer, næste generation eller ven af huset: Du behøver ikke gøre det til et projekt. Stil de tre åbningsspørgsmål, og lad svarene stå. Bliver de besvaret uden tøven, er der ingen sag. Bliver de ikke, har du givet ejerlederen en erkendelse, han selv kan handle på, og det er som regel mere effektivt end et godt råd.

Hvis ejerlederen spørger, hvor listen skal laves

Det spørgsmål kommer typisk til sidst, og det fortjener et kort svar.

Listen kan laves i et regneark. Mange gør det, og for en virksomhed med ti aktiver er det rigeligt. Problemet opstår, når arket skal holdes ved lige: fornyelsesdatoer rykker sig, medarbejdere skifter, og efter et år passer arket ikke længere.

Ejerblik er et register bygget til den opgave. Ejerlederen kortlægger sine digitale aktiver med ejerskab, fornyelsesdato og adgange, og kan dele en samlet rapport med dig, med revisoren eller med en køber. Gratisplanen dækker op til 20 aktiver og kræver ingen betalingsoplysninger.

Ejerblik laver registret. Ikke implementering, ikke revision og ikke rådgivning. Vi tager ikke stilling til, om noget er godt nok. Det er dit arbejde, og det begynder først, når listen ligger der.

Vil ejerlederen selv danne sig et indtryk først, tager det gratis Ejertjek fem minutter og kræver ingen tilmelding. Arbejder du fast med ejerledere, er der mere om samarbejdet på siden for rådgivere.

Jacob Lysholt, stifter · ejerblik.com/da/samtaleguide

Siden kan printes til PDF direkte fra browseren og vedhæftes i en mail.

Se siden for rådgivere